|
|
|
|
|
|
|
|
Władze
Wójt Gminy
Zarządzenia Wójta
2011
|
|
|
Zarządzenie Nr 105/2011
z dnia 14 grudnia 2011 roku
w sprawie: zasad kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy w Skarżysku Kościelnym.
Działając na podstawie art. 69 ust.1 pkt. 2 w zw. z art. 68 ust.1 ustawy z dnia
27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 157, poz. 1240 ze zm.) oraz art. 31 ustawy z dnia 8 marca 1991 roku o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142 poz. 1591 ze zmianami)
z a r z ą d z a m, co następuje:
§ 1. Ustalone zarządzeniem zasady kontroli zarządczej mają zastosowanie do Urzędu Gminy w Skarżysku Kościelnym, określając podstawowe reguły funkcjonowania systemu kontroli zarządczej oraz założenia organizacyjne tego systemu.
§ 2. Kontrolę zarządczą stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji zadań i celów w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, obejmuje formułowanie celów i zadań jednostki, a następnie sprawdzanie ich realizacji, na podstawie następujących kryteriów:
a) zgodności z prawem - w ramach, którego pracownicy są zobowiązani do zapewnienia zgodności wszelkich działań z obowiązującymi w danym czasie przepisami prawa,
b) rzetelności - w ramach, którego pracownicy wypełniają swoje obowiązki z należytą starannością, sumiennie i terminowo, z dokumentowaniem określonych działań zgodnie
z rzeczywistością,
c) celowości - w ramach, którego pracownicy badają, czy działalność jednostki jest zgodna
z celami i zadaniami wskazanymi w statucie jednostki i zgodności z przyjętymi planami,
d) gospodarności - w ramach, którego pracownicy optymalizują metody i sposoby oszczędnego i efektywnego wydatkowania oraz gospodarowania majątkiem jednostki,
a ponadto stosują działania zapobiegające wystąpieniu szkód i ich ograniczaniu,
e) przejrzystości - w ramach, którego klasyfikuje się dochody i wydatki publiczne, sporządza sprawozdania finansowe, stosuje zasady rachunkowości i sprawdza, czy dowody księgowe, będące podstawą zapisu w księgach rachunkowych, są opisane w sposób umożliwiający identyfikację zrealizowanego zadania,
f) jawności - w ramach, którego jednostka posiada stronę BIP i udostępnia materiały zgodnie
z ustawą o dostępie do informacji publicznych.
§ 3. Działania kontrolne dzielimy na:
a) kontrolę wstępną – obejmuje analizę czynności i/lub operacji w celu zapobiegania powstawaniu nieprawidłowości, zapobieganie niepożądanym lub nielegalnym działaniom przy realizacji zadań/projektów; W szczególności powinna obejmować badanie projektów umów, porozumień i wszystkich dokumentów powodujących powstawanie zobowiązań
b) kontrolę bieżącą – polega na badaniu określonych czynności oraz operacji finansowo-gospodarczych w trakcie ich wykonywania w celu stwierdzenia, czy przebiegają one prawidłowo; Badaniu podlega rzeczywisty stan rzeczowych i finansowych składników majątkowych, a także prawidłowość ich zabezpieczenia przed zniszczeniem, uszkodzeniem, kradzieżą itp.
c) kontrola następczą – obejmuje badanie stanu faktycznego, dokonane procesy operacyjne i dokumenty odzwierciedlające już dokonane czynności
d) samokontrolę – szczególny rodzaj kontroli wewnętrznej wykonywany na poziomie każdego stanowiska pracy zgodnie z ustalonymi w jednostce regulaminami
i procedurami.
§ 4. Zakres kontroli zarządczej obejmuje wszystkie zdarzenia dotyczące gospodarki finansowej, a w szczególności:
a) gromadzenie dochodów i przychodów publicznych,
b) wydatkowanie środków publicznych,
c) finansowanie potrzeb pożyczkowych budżetu gminy,
d) zaciąganie zobowiązań angażujących środki publiczne,
e) zarządzanie środkami publicznymi,
f) zarządzanie długiem publicznym,
g) rozliczenia z budżetem Unii Europejskiej.
§ 5. Wyróżnia się dwa poziomy kontroli zarządczej:
a) poziom I - jest to kontrola wykonywana: w komórce organizacyjnej przez kierownika tej komórki oraz system kontroli zarządczej w poszczególnych jednostkach organizacyjnych;
b) poziom II - jest to kontrola jednostek organizacyjnych gminy realizowana przez wójta gminy. Tę kontrolę mogą przeprowadzać, na podstawie pisemnego upoważnienia Wójta, pracownicy urzędu zgodnie z zakresem wykonywanych zadań.
§ 6. Zapewnienie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do obowiązków Wójta Gminy Skarżysko Kościelne.
§ 7. Monitorowanie i koordynację systemu kontroli zarządczej w imieniu Wójta Gminy zapewnia Sekretarz Gminy, a w zakresie kontroli finansowej Skarbnik Gminy.
§ 8. System kontroli zarządczej funkcjonujący w Urzędzie Gminy w Skarżysku Kościelnym uwzględnia standardy kontroli zarządczej ogłoszone przez Ministra Finansów w Komunikacie nr 23 z dnia 16 grudnia 2009 roku w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, tj.
Grupa A – Środowisko wewnętrzne - dotyczy systemu zarządzania jednostką i jej zorganizowania jako całości.
Standard 1. Przestrzeganie wartości etycznych – zarówno kierownictwo jednostki, jak
i pracownicy powinni być świadomi wartości etycznych obowiązujących urzędnika i przestrzegać ich przy wykonywaniu powierzonych zadań. Rolą kierownictwa jest promowanie wartości etycznych poprzez dobry przykład codziennym postępowaniem
i podejmowanymi decyzjami. Realizowany poprzez przyjęcie przez pracowników do stosowania „Kodeksu Etycznego Pracownika Samorządowego”, oraz ocenę pracowników
i jednostki przez petentów stanowiące załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia.
Standard 2. Kompetencje zawodowe – kadra kierownicza i pracownicy muszą posiadać wiedzę, umiejętności i doświadczenie pozwalające skutecznie i efektywnie wypełniać powierzone zadania. Proces zatrudnienia powinien być prowadzony w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy. Należy zapewnić rozwój kompetencji zawodowych pracowników jednostki i osób zarządzających. Realizowany poprzez:
- Regulamin naboru na wolne stanowisko pracy przyjęty zarządzeniem Wójta Gminy Skarżysko Kościelne Nr 72/2005 z dnia 30.12.2005 r.;
- Rejestr szkoleń prowadzony na stanowisku ds. kadr.
Standard 3. Struktura organizacyjna - powinna być dostosowana do aktualnych celów i zadań. Zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności jednostek, poszczególnych komórek organizacyjnych jednostki oraz zakres podległości pracowników powinien być określony
w formie pisemnej w sposób przejrzysty i spójny. Aktualny zakres obowiązków, uprawnień
i odpowiedzialności powinien być określony dla każdego pracownika. Realizowany poprzez:
- Statut Gminy Skarżysko Kościelne przyjęty Uchwałą Rady Gminy Skarżysko Kościelne Nr II/4/02 z dnia 18.12.2002 r. ze zmianami;
- Regulamin Urzędu Gminy Skarżysko Kościelne przyjęty Zarządzeniem Wójta Gminy Skarżysko Kościelne Nr 83/2011 z dnia 05.11.2011 r.;
- Zakresy czynności poszczególnych pracowników znajdujące się w teczkach osobowych.
Standard 4. Delegowanie uprawnień - należy precyzyjnie określić zakres uprawnień delegowanych poszczególnym osobom zarządzającym lub pracownikom. Zakres delegowanych uprawnień powinien być odpowiedni do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nimi związanego. Zaleca się delegowanie uprawnień do podejmowania decyzji, zwłaszcza tych o bieżącym charakterze. Przyjęcie delegowanych uprawnień powinno być potwierdzone podpisem. Realizowany poprzez nadawanie pełnomocnictw i upoważnień:
– zarządzenie Nr 95/10 Wójta Gminy z dnia 31.12.2010 r. w sprawie zasad wydawania, rejestracji upoważnień, pełnomocnictw i powierzeń w Urzędzie Gminy Skarżysko Kościelne.
Grupa B - cele i zarządzanie ryzykiem - ma na celu zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań.
Standard 5. Wskazanie celu istnienia jednostki - krótki i syntetyczny opis misji, co sprzyja ustaleniu hierarchii celów i zadań oraz efektywnemu zarządzaniu ryzykiem. Realizowany poprzez ustalenie zasad i trybu wyznaczania celów stałych (misji) i zmiennych w Urzędzie Gminy Skarżysko Kościelne – załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.
Standard 6. Określanie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji - cele
i zadania należy określać jasno i w co najmniej rocznej perspektywie. Ich wykonanie należy monitorować za pomocą wyznaczonych mierników. Należy systematycznie przeprowadzać ocenę realizacji celów i zadań uwzględniając kryterium oszczędności, efektywności
i skuteczności oraz dbać, aby określając cele i zadania wskazać także jednostki, komórki organizacyjne lub osoby odpowiedzialne bezpośrednio za ich wykonanie oraz zasoby przeznaczone do ich realizacji. Realizowany poprzez określanie celów, mierników ich realizacji i zasad monitorowania ich osiągnięcia w Urzędzie Gminy Skarżysko Kościelne – załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia.
Standard 7. Identyfikacja ryzyka - przynajmniej raz w roku należy dokonać identyfikacji ryzyka w odniesieniu do celów i zadań. W przypadku istotnej zmiany warunków, w których funkcjonuje jednostka należy dokonać ponownej identyfikacji ryzyka. Realizowany poprzez listę kontrolną przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego – załącznik nr 4 do niniejszego zarzadzenia.
Standard 8. Analiza ryzyka - zidentyfikowane ryzyka należy poddać analizie mającej na celu określenie prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka i możliwych jego skutków oraz określić akceptowany poziom ryzyka. Realizowany poprzez załącznik nr 5 do niniejszego zarządzenia.
Standard 9. Reakcja na ryzyko - w stosunku do każdego istotnego ryzyka należy określić rodzaj reakcji (tolerowanie, przeniesienie, wycofanie się, działanie). Należy również określić działania, które trzeba podjąć w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowanego poziomu.
Grupa C – mechanizmy kontroli – to zestawienie podstawowych mechanizmów, które mogą funkcjonować w ramach systemu kontroli zarządczej; system ten powinien być elastyczny i dopasowany do specyficznych potrzeb jednostki.
Standard 10. Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej – wszelkie procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne powinny być spójne
i dostępne dla wszystkich osób, dla których są niezbędne. Realizowany poprzez zasady rejestrowania procedur kontroli zarządczej stanowiące załącznik nr 6 do niniejszego zarządzenia.
Standard 11. Nadzór - należy prowadzić nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji. Realizowany poprzez:
- zarządzenie nr 51/2011 Wójta Gminy z dnia 30.06.2011 r. w sprawie wprowadzenia „Procedur wewnętrznej kontroli finansowej w Gminie Skarżysko Kościelne”;
- zarządzenie nr 52/2011 Wójta Gminy z dnia 01.07.2011 w sprawie powołania Komisji ds. Kontroli Finansowej.
Standard 12. Ciągłość działalności – muszą istnieć mechanizmy służące utrzymaniu ciągłości działalności urzędu. Realizowany poprzez:
- określenie systemu zastępstw i wpisanie go w zakresy obowiązków poszczególnych pracowników;
- system zastępstw kadry kierowniczej: wójt – sekretarz; skarbnik – zastępca skarbnika;
- plan awaryjny na wypadek przerw w dostawie prądu w celu zapewnienia ciągłości działania systemów informatycznych – zasilanie awaryjne, agregat prądotwórczy;
- zarządzenie nr 19/11 Wójta Gminy z dnia 30.03.2011 r. w sprawie aktualizacji i zasad opracowania planu operacyjnego funkcjonowania gminy Skarżysko Kościelne w warunkach zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa i w czasie wojny.
Standard 13. Ochrona zasobów - dostęp do zasobów urzędu mają wyłącznie upoważnione osoby; zarówno osoby zarządzającym, jak i pracownicy są odpowiedzialni za powierzone mienie oraz jego właściwe wykorzystanie. Realizowany poprzez:
- powierzenie pracownikom odpowiedzialności materialnej za przekazane mienie;
- monitoring i ochrona obiektu administracyjnego;
- system ochrony przeciwpożarowej obiektu administracyjnego;
- system technicznego zabezpieczenia pomieszczeń;
- kody dostępu dla upoważnionych osób;
- hasła dostępu do poszczególnych stanowisk komputerowych;
- zarządzenie nr 18/07 Wójta Gminy z dnia 08.05.2007 r. w sprawie ustalenia „Polityki bezpieczeństwa systemów informatycznych służących do przetwarzania danych osobowych w Urzędzie Gminy w Skarżysku Kościelnym”
- instrukcja w sprawie gospodarowania majątkiem trwałym, zasad weryfikowania w drodze inwentaryzacji stanu aktywów i pasywów wykazanego w księgach rachunkowych – załącznik nr 4 do „Zasad (Polityki) rachunkowości zatwierdzonej Zarządzeniem Nr 93/2010 z dnia 31.12.2010 r. ze zmianami
Standard 14. Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych
i gospodarczych – podczas całej działalności urzędu obowiązują mechanizmy kontrolne oparte na:
- rzetelnym i pełnym dokumentowaniu i rejestrowaniu operacji finansowych i gospodarczych,
- zatwierdzaniu (autoryzacja) operacji finansowych przez kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnione,
- podziale obowiązków kluczowych,
- weryfikacji operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji ich realizacji. Realizowany poprzez:
- Polityka rachunkowości zatwierdzona Zarządzeniem Wójta Nr 93/10 z dnia 31.12.2010 r. ze zmianami zawierająca:
a) instrukcję obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo – księgowych – załącznik nr 6;
-b) instrukcja w sprawie gospodarki kasowej oraz ewidencji druków ścisłego zarachowania – załącznik nr 5;
- zakresy czynności w teczkach osobowych poszczególnych pracowników;
- system upoważnień – zarządzenie Nr 95/10 Wójta Gminy z dnia 31.12.2010 r. w sprawie zasad wydawania, rejestracji upoważnień, pełnomocnictw i powierzeń w Urzędzie Gminy Skarżysko Kościelne.
Standard 15. Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych - służą zapewnieniu bezpieczeństwa danych i systemów informatycznych. Realizowany przez:
- zarządzenie nr 18/07 Wójta Gminy z dnia 08.05.2007 r. w sprawie ustalenia „Polityki bezpieczeństwa systemów informatycznych służących do przetwarzania danych osobowych w Urzędzie Gminy w Skarżysku Kościelnym”
- system haseł dostępu do poszczególnych stanowisk komputerowych.
Grupa D - informacja i komunikacja – zarówno osoby zarządzające jak i pracownicy powinni mieć zapewniony dostęp do informacji niezbędnych do powierzonych im obowiązków. System komunikacji powinien umożliwiać przepływ potrzebnych informacji wewnątrz jednostki, zarówno w kierunku pionowym jak i poziomym, ale także ich właściwe zrozumienie przez odbiorców.
Standard 16. Bieżąca informacja - zarówno osoby zarządzające jak i pracownicy powinni mieć zapewniony dostęp do informacji aktualnych i niezbędnych, w celu sprawnego
i efektywnego realizowania powierzonych im zadań. Realizowany poprzez:
- Informacje kluczowe i ważne dla działalności jednostki przekazywane i omawiane są na naradach kierownictwa. Po przypisaniu im odpowiedniego znaczenia i uznaniu przez kierownictwo za ważne dla całości funkcjonowania jednostki przekazywane są bezpośrednio na zebraniach wszystkim pracownikom;
- na bieżąco pracownicy maja dostęp do przepisów prawnych, prasy branżowej i lokalnej.
Standard 17. Komunikacja wewnętrzna - zarówno osobą zarządzającym jak
i pracownikom należy zapewnić, w odpowiedniej formie i czasie, właściwe oraz rzetelne informacje potrzebne do realizacji zadań. Realizowany przez:
- narady kierownictwa;
- zebrania z pracownikami.
Standard 18. Komunikacja zewnętrzna – to efektywny system wymiany ważnych informacji
z podmiotami zewnętrznymi mającymi wpływ na osiąganie celów i realizację zadań. Realizowany przez:
- prowadzenie strony Biuletynu Informacji Publicznej (BIP) oraz strony WWW;
- gazeta lokalna;
- tablice ogłoszeniowe;
- zebrania wiejskie.
Grupa E – monitorowanie i ocena – cały system kontroli zarządczej powinien podlegać bieżącemu monitorowaniu i ocenie.
Standard 19. Monitorowanie systemu kontroli zarządczej to monitorowanie skuteczności poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej, co umożliwi bieżące rozwiązywanie zidentyfikowanych problemów. Realizowany przez:
- bieżące analizowanie przez kierownictwo Urzędu skarg, wniosków, informacji
o pojawiających się problemach, wyników kontroli, sprawozdań w celu jak najszybszego wychwycenia zagrożeń;
- narady kierownictwa;
- cykliczne spotkania z pracownikami.
Standard 20. Samoocena - co najmniej raz w roku należy dokonać samooceny systemu kontroli zarządczej przez osoby zarządzające i pracowników jednostki.
Standard 21. Audyt wewnętrzny - w przypadkach i na warunkach określonych w ustawie audytor wewnętrzny prowadzi obiektywną i niezależną ocenę kontroli zarządczej.
Standard 22. Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej - źródłem uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej przez kierownika jednostki powinny być w szczególności wyniki: monitorowania, samooceny oraz przeprowadzonych audytów
i kontroli. Zaleca się coroczne potwierdzenie uzyskania powyższego zapewnienia w formie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok. Realizowany poprzez oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za dany rok – załącznik nr 7 do niniejszego zarządzenia.
§ 9. Sekretarz Gminy, Skarbnik Gminy, Kierownicy poszczególnych referatów oraz stanowiska jednoosobowe zobowiązane są do bieżącej analizy unormowań wewnętrznych kształtujących środowisko wewnętrzne oraz sygnalizowania Wójtowi Gminy potrzeby zmian lub aktualizacji tych unormowań.
§ 10. Zarządzanie ryzykiem realizowane jest poprzez określanie celów priorytetowych dla poszczególnych komórek organizacyjnych oraz stanowisk jednoosobowych Urzędu, identyfikację i analizę zagrożeń dla ich realizacji oraz podejmowanie decyzji i działań odnoszących się do tych zagrożeń.
§ 11. Sekretarz Gminy Skarżysko Kościelne zobowiązany jest do zapewnienia dostępności dokumentacji systemu kontroli zarządczej dla pracowników Urzędu Gminy w Skarżysku Kościelnym.
§ 12. Sekretarz Gminy, Skarbnik Gminy oraz kierownicy komórek organizacyjnych sprawują bieżący nadzór nad wykonywaniem zadań przez podległych im pracowników. Sekretarz Gminy sprawuje bieżący nadzór nad wykonywaniem zadań pracowników zatrudnionych na stanowiskach jednoosobowych.
§ 13. Oceniając stan kontroli zarządczej Wójt Gminy Skarżysko Kościelne wykorzystuje wyniki uzyskane z wszystkich obszarów działalności, a także z procesów monitorowania
i samooceny.
§ 14. Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy, Skarbnikowi Gminy oraz Kierownikom poszczególnych referatów i stanowiskom jednoosobowym.
§ 15. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Data wprowadzenia: 2011-12-30 1348
Data upublicznienia: 2011-12-30
Art. czytany: 4916 razy
|
|
» Załącznik nr 1 - rozmiar: 35840 bajtów
Typ pliku: application/msword
|
» Załącznik nr 2 - rozmiar: 50176 bajtów
Typ pliku: application/msword
|
» Załącznik nr 3 - rozmiar: 40960 bajtów
Typ pliku: application/msword
|
» Załącznik nr 4 - rozmiar: 65024 bajtów
Typ pliku: application/msword
|
» Załącznik nr 5 - rozmiar: 97792 bajtów
Typ pliku: application/msword
|
» Załącznik nr 6 - rozmiar: 39936 bajtów
Typ pliku: application/msword
|
» Załącznik nr 7 - rozmiar: 29184 bajtów
Typ pliku: application/msword
|
 Wiadomość wprowadził: Marzanna Boczek
|
|
Rejestr zmian:
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Urząd Gminy Skarżysko Kościelne
Godziny otwarcia:
Poniedziałek
8:00 - 16:00
Wtorek - Piątek
7:30 - 15:30
Liczba ludności na dzień 31.12.2023
Grzybowa Góra - 898
Kierz Niedźwiedzi - 717
Lipowe Pole Plebańskie - 405
Lipowe Pole Skarbowe - 250
Majków - 893
Michałów - 235
Skarżysko Kościelne - 2186
Świerczek - 248
Dyżur Dzielnicowego
Godziny:
Czwartek
14:00 - 15:00
UWAGA ZMIANA KONT BANKOWYCH !!!
Nowe numery kontbankowych:
Konto: 50 8523 0004 0006 0206 2000 0001
- subwencje, dotacje, dofinansowania,
- udziały w podatku dochodowym od osób fizycznych,
- dochody z Urzędów Skarbowych,
- 20 % dochodów funduszu alimentacyjnego z innych gmin,
Konto 92 8523 0004 0006 0206 2000 0021:
PODATKI I OPŁATY:
- podatek: rolny, leśny, od nieruchomości, od środków transportowych, od posiadania psów
- zobowiązanie pieniężne,
- opłata: skarbowa, eksploatacyjna, targowa, za wieczyste użytkowanie,
- dzierżawy,
- najmy,
- zajęcie pasa drogowego,
- udostępnienie danych osobowych,
- zezwolenia na sprzedaż alkoholu.
Konto 48 8523 0004 0006 0206 2000 0037:
- opłata za gospodarowanie odpadami komunalnymi
Konto 93 8523 0004 0006 0206 2000 0003:
- wadia i kaucje
Bank Spółdzielczy w Wąchocku
SKRZYNKA PODAWCZA
/6t1g1d1mtk/
DZIENNIK USTAW
MONITOR POLSKI
|
|
|
|